ASSEMBLEA CONDOMINIALE IN VIDEOCONFERENZA

“Stimata Associazione, 

ho necessità di convocare un’assemblea condominiale, e in questo periodo di emergenza sanitaria vorrei svolgerla a mezzo videoconferenza. Ho letto vari interventi dottrinali in materia, anche autorevoli, e molti escludono nel condominio una tale modalità. Ma è consentita oggi una tale modalità di riunione assembleare, o no? e come si svolgerebbe? Grazie mille per la risposta, V.F.” 

Prendendo le mosse dai dubbi di questo nostro assiduo lettore affrontiamo oggi la questione della validità di un’assemblea condominiale tenuta a mezzo videoconferenza che, in verità, non può che ritenersi pienamente legittima, al di là dell’attuale periodo di emergenza dovuta al virus cd. covid-19.

L’assemblea condominiale con mezzi telematici è lecita.

Può da subito evidenziarsi che è consentito svolgere l’assemblea condominiale con mezzi telematici; nell’assemblea in videoconferenza il luogo della riunione è quello dell’amm.re; il verbale è dato dalle registrazioni video-audio e dalle trascrizioni delle dichiarazioni degli intervenuti; l’amm.re dovrà poi trascrivere nel registro le delibere adottate, eventualmente firmando solo lui la trascrizione del verbale stesso; i condomini intervenuti in videoconferenza sono presenti a tutti gli effetti; l’amm.re deve garantire a tutti la possibilità di intervento telematico, il che vuol dire che deve disporre di strumenti tali da poter garantire lo svolgimento dell’assemblea, e quindi un computer performante ed una eccellente linea internet, meglio se in fibra. Per il resto, le regole da seguire saranno le stesse di una comune assemblea “fisica”. 

Di seguito le motivazioni di questo nostro parere:

  1. oggi sono già del tutto dematerializzati -e digitali- i documenti, le firme, le udienze dei processi, etc. etc.; la stessa convocazione condominiale oggi è dematerializzata quando effettuata con email-pec;
  2. l’attuale emergenza sanitaria ha imposto l’art.2, comma 1 del DPCM dell’8 marzo 2020, che alla lettera b ha sospeso tutti gli eventi svolti in ogni luogo, pubblico e privato. Lo stesso provvedimento prescrive, all’art.1 co.1 lettera q, che “sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto…”.  Lo stesso Governo, nelle sue faq reperibili all’indirizzo http://governo,it/it/faq-iorestoacasa, sezione riunioni, afferma: “le assemblee condominiali sono vietate, a meno che non si svolgano con modalità a distanza, assicurando comunque il rispetto della normativa in materia di convocazioni e delibere”, regola poi estesa a qualunque riunione;
  3. In tema di s.p.a. quotate in borsa la partecipazione alle assemblee mediante mezzi di telecomunicazione era già stata ammessa col d.lgs. n. 58/1998! la riforma della disciplina societaria del 2003 ha poi previsto, all’art.2370, 3° comma, c.c. che: “Lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea(alcuni ritengono che queste norme possano essere applicate in via analogica alla riunione telematica  condominiale, ma riteniamo non necessario il ricorso all’analogia);
  4. in materia societaria è possibile un’assemblea completamente a distanza anche se lo statuto preveda la necessità della presenza e della firma del Presidente, come indicato in questo articolo; ciò è conseguenza non solo del citato art.2, comma 1 del DPCM dell’8 marzo 2020, ma anche della Massima n. 187 del giorno 11/3/2020 della Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, che ha confermato la possibilità per tutti i soci, compreso il presidente, di intervenire mediante mezzi di telecomunicazione, se si tratta di verbale non contestuale redatto da un notaio. Il verbale in tal caso viene redatto e sottoscritto dal solo notaio, la cui sottoscrizione è alternativa a quella del presidente, che può essere dislocato in altro luogo rispetto al notaio. Il luogo di convocazione sarà, comunque, quello del notaio verbalizzante. I soci, gli amministratori, i sindaci e il presidente dell’assemblea possono collegarsi con mezzi di telecomunicazione.
  5. quanto innanzi non può non accadere per la disciplina del condominio che, in verità, già consentiva una lettura diversa, e quindi una riunione telematica; la novella condominiale del 2012 non vieta infatti che la riunione assembleare possa tenersi anche in modalità telematiche, sicché deve di per sé considerarsi una valida modalità di riunione, indipendentemente dal ricorso all’applicazione analogica dell’art.2370 c.c.. La terminologia usata dal codice civile favorisce tale interpretazione; l’art.1136 c.c. dice -infatti- che “Delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore“, distinguendo l’attività della verbalizzazione da quella successiva della trascrizione, sebbene -nei fatti- tendano spesso a confondersi sovrapponendosi;
  6. Né pare decisiva al contrario la tesi -da alcuni sostenuta- per cui l’assemblea dovrebbe necessariamente svolgersi in un luogo fisico alla presenza degli “intervenuti” sul posto, argomentazione che -a loro dire- avrebbe avuto il sigillo della corte di legittimità (Cass. n.14461/99) allorché affermò che l’assemblea deve essere convocata in un luogo “fisicamente idoneo a consentire a tutti i condomini di parteciparvi”; infatti, all’epoca la Corte si pronunciò su di un caso ancor più datato, quando neppure esistevano i mezzi telematici ma, soprattutto, trattò il problema della idoneità del luogo fisico allo svolgimento dell’assemblea, senza affrontare il diverso problema di una riunione virtuale che neanche ipotizzava!
  7. opportunamente programmata, della riunione in teleconferenza può rimanere traccia sotto ogni aspetto, audio, video, documenti scambiati e visionati, chat, trascrizioni audio, etc.; la registrazione audio-video e la trascrizione delle dichiarazioni degli intervenuti e la chat (in pratica, un verbale contestuale) costituirà -quindi- il punto di partenza per la trascrizione nel registro dei verbali, che sarà fatta dal solo amm.re (o dal facente funzioni nel caso in cui manchi) e solo da lui eventualmente firmata; a tal fine, salva diversa previsione del regolamento di condominio, non sarà necessario nominare un Presidente, come da Cass. n.27163 del 16 Novembre 2017 (abbiamo parlato in questo nostro articolo) che, in ogni caso, potrà non essere fisicamente presente nel luogo in cui v’è l’amm.re; lo si potrebbe però nominare per verificare la regolarità delle convocazioni (che l’amm.re dovrà inviargli in formato digitale), regolare la tempistica degli interventi e della discussione, dettare il verbale che l’amm.re compila direttamente a video nella chat e poi ritrascrive sul registro; 
  8. il luogo dell’assemblea coinciderà -quindi- con la sede dell’organizzatore dell’evento (di regola l’amm.re del condominio) verbalizzante, ma potrebbe anche essere un condomino (ciò nei casi in cui l’amm.re manchi ovvero uno dei condomini che hanno promosso l’autoconvocazione di cui all’art.66 d.a.c.c.); la presenza telematica dei partecipanti, poi, deve considerarsi presenza fisica e frontale a tutti gli effetti così come evincibile dall’art.2730 c.c., da questo punto di vista da considerarsi come espressione di un più ampio principio dell’ordinamento che considera presenti coloro i quali partecipano in via telematica (vedasi il decreto Profumo del Gennaio 2012, che ha equiparato la frequentazione dei corsi online delle università telematiche a quelli ordinari in presenza, l’art.2, comma 1 del DPCM dell’8 marzo 2020, la Massima n. 187 del giorno 11 marzo 2020 della Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano); la trascrizione del verbale sarà opera dell’amm.re ed eventualmente solo da lui firmata; ovviamente, saranno trascritte non tutte le dichiarazioni degli intervenuti, ma solo le deliberazioni e, su richiesta dei condòmini, le loro brevi dichiarazioni, come regola l’art.1130 c.c.; nulla esclude -ovviamente- che il verbale così predisposto venga firmato anche dal presidente eventualmente nominato.   

Le modalità operative di un’assemblea in videoconferenza.

Le nuove tecnologie sono oggi perfette per un’assemblea condominiale: esse, in particolare, possono quasi tutte consentire di

  • registrare tutta l’attività che si svolge online (interventi vocali, chat scritta, condivisione schermi e documenti inoltrati in chat);
  • trascrivere le dichiarazioni dai partecipanti;
  • condividere lo schermo (in pratica, si possono condividere con gli altri tutto quanto presente sul computer di una persona, semplicemente rendendo visibile agli altri lo schermo del computer stesso);
  • inviare allegati (particolarmente utile per eventuali deleghe o comunque documenti vari);
  • comunicare per iscritto -altresì- a mezzo chat (particolarmente importante ove si voglia verbalizzare ulteriormente quanto detto e già trascritto oppure votare, anche a mezzo emoij).

I software a disposizione.

Abbiamo individuato e testato varie piattaforme utilizzabili, tutte più o meno valide per i fini suindicate, tra cui suggeriamo, senza ordine di preferenza alcuno:

  1. HANGOUTS MEET: si tratta di un software oggi molto familiare agli utenti perché usato oggi dalle scuole italiane di ogni ordine e grado per le video-lezioni; gratuito sino a 10 utenti, è scaricabile direttamente da qui; per un numero di utenti superiore bisogna acquistare uno dei vari pacchetti G Suite, acquistabili dal sito (a partire da €.4,68 al mese sino a 100 partecipanti, ma con obbligo di possedere un dominio proprio, preesistente o da creare al momento a pagamento), raggiungibile cliccando qui. Nella versione gratuita -purtroppo- l’applicazione non consente la registrazione; tuttavia, per chi usa Windows 10, è già installato G-box, che attiva comunque la registrazione di quanto a video premendo il tasto Windows + G;
  2. SKYPE: è il software per antonomasia in tema di teleconferenza, e non tradisce le aspettative; direttamente scaricabile al sito ufficiale raggiungibile cliccando qui,è gratuito sino a 25 utenti e soddisfa perfettamente le esigenze, per numero di utenti superiori bisogna acquistare la licenza; il primo video in calce al presente articolo è un esempio dell’efficacia della versione gratuita di questo programma;
  3. per chi però vuole investire un minimo, v’è un’altra piattaforma che si è dimostrata idonea, performante e ugualmente professionale, con video in HD ed altre funzioni interessanti, ed è GOTOMEETING, con piani tariffari a decorrere da poco più di 10 euro mensili per una platea di 150 utenti, direttamente raggiungibile cliccando qui.

Tutti i programmi consentono di far partire la riunione con un unico tasto, che genera un URL (indirizzo telematico di una risorsa in rete)  da comunicare ai condomini che, cliccandoci sopra, accederanno alla sala virtuale tramite un qualunque computer o cellulare dotato di connessione internet. Alcuni consentono anche il solo collegamento audio (gotomeeting.)

Infine, utilizzando i suddetti software unitamente ad altri programmi gratuiti (OBS o VLC), è possibile registrare non solo le video-chiamate, ma altresì lo schermo dell’organizzatore, e quindi la chat e i sottotitoli delle dichiarazioni, avendo così una registrazione totale dell’evento (come dimostra il secondo video sotto-allegato).

Ovviamente, smanettando su internet si possono trovare davvero tante soluzioni possibili (soprattutto ZOOM e MICROSOFT TEAMS), forse anche migliori di quelle qui indicate; l’importante è seguire i principi informatori e soddisfare le citate esigenze, e quindi trovare la miglior formula possibile che consenta di documentare tutto quanto avvenuto in sede di assemblea telematica.

L’hardware necessario.

E’ più che opportuno per l’amm.re munirsi di computer di ultima generazione dotato di webcam, con recente sistema operativo, spesso prerequisiti per il funzionamento dei software in parola. Ovviamente, la qualità della ripresa audio-video sarà direttamente proporzionale alla velocità della connessione internet, sebbene una connessione stabile da 20 megabyte dovrebbe essere più che sufficiente per riunioni di modesta portata; è ovviamente consigliato avere la più potente connessione internet disponibile, possibilmente la fibra.

In caso di ostacoli ad un tale riunione virtuale da parte dei condòmini-utenti, l’amm.re deve solo fare in modo di comunicare a questi il link da cui si accede all’area virtuale, avvisandoli che possono accedervi con computer ma anche anche con un semplice cellulare dotato di internet e, in mancanza, ma solo con alcuni programmi, anche con una semplice telefonata. Sarà poi onere del singolo condomino attrezzarsi in modo da potervi partecipare, senza poter poi lamentare alcunchè.

Conclusioni.

In definitiva, non solo è possibile, ma anche vivamente consigliato -anche dopo la cessazione dell’emergenza- svolgere riunioni condominiali in via telematica; non v’è bisogno di una preventiva delibera autorizzativa ed eventuali limiti posti dal regolamento, pur contrattuali e pur eventualmente previsti in via esclusiva-  sono da ritenere non in contrasto con una riunione telematica; per chi amministra pochi condomini sarà possibile, gratis o sostenendo una modica spesa (non superiore a qualche decina di euro) per un abbonamento mensile/bimestrale, e concentrando tutte le riunioni nel periodo dell’abbonamento, soddisfare gli obblighi di legge. La situazione non cambia neppure per chi amministra tanti condomìni ovvero condomìni con molti partecipanti, perché i vari piani di abbonamento sono davvero tutti allettanti, e i programmi soddisfano le legittime aspettative dei sottoscrittori.

Esempio di assemblea condominiale in videoconferenza a mezzo skype.

Esempio di registrazione della trascrizione delle dichiarazioni e chat della medesima assemblea in videoconferenza

(30 m.ti w-l)

il Presidente di Acai

avv. Alessandra Leone

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